Pengadaan barang menjadi hal yang sangat penting dilakukan, dalam rangka operasional perusahaan. Pengadaan barang perusahaan ini tidak bisa dilakukan semabarangan. Tim penyedia barang harus bisa memastikan barang atau jasa yang akan dibeli sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, dalam kesempatan kali ini akan coba mengupas tentang prosedur pengadaan barang (procument) sebagai berikut:
1.Analisa Kebutuhan Perusahaan
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam prosedur pengadaan barang adalah menganalisis kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, setiap divisi akan mengajukan kebutuhan yang dimiliki pada tim pengadaan, yang kemudian akan dianalisa tentang urgensinya untuk perusahaan.
Usai dianalisis semuanya, lalu akan diputuskan barang-barang apa saja yang akan dibeli atau jasa yang akan digunakan pada periode pengadaan tersebut. Jadi, tidak semua pengajuan bisa disetujui, karena mungkin tidak semua yang diajukan oleh setiap divisi penting serta harus dibeli.
2. Persetujuan Pihak Manajemen
Setelah melakukan tahap analisa, daftar barang yang akan dibeli akan diajukan oleh bagian pengadaan ke bagian manajemen. Selanjutnya, pihak manajemen akan melakukan peninjauan serta memastikan semua daftar sudah benar, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Setelah disetujui pihak manajemen, bagian pengadaan barang kemudian akan melanjutkan proses ke tahap tender. Untuk memudahkan dokumentasi dan memperjelas proses, sebaiknya jika persetujuan yang diberikan oleh pihak manajemen tersebut disertai dengan berkas tertulis.
3. Proses Tender untuk Vendor dan Supplier
Tahap selanjutnya adalah proses tender. Dalam hal ini, bagian pengadaa barang akan melakukan pembukaan tender pada vendor dan supplier yang ada, untuk mendapatkan penyedia barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Bukan hanya mempertimbangkan harga saja, tetapi juga harus mempertimbangkan kualitas produk. Nantinya kualitas produk yang ditawarkan pihak vendor dan supplier ini akan dinilai sehingga perusahaan bisa memutuskan pihak mana yang paling tepat untuk dipilih.
4. Analisis Vendor dan Supplier
Pihak pengadaan barang wajib melakukan analisis terkait penawaran dari vendor dan supplier. Hal itu meliputi kualitas produk, harga, dan berbagai faktor lainnya yang ada hubungannya dengan barang yang akan dibeli oleh perusahaan.
Dengan melakukan proses analisis ini nantinya akan mengerucut pilihan pada beberapa vendor dan supplier yang dianggap paling tepat untuk, yang kemudian akan dilanjutkan ke proses selanjutnya. Dalam proses analisis ini tentunya pertimbangan dari bagian pengadaan barang sangatlah penting.
5. Tahap Quotation (Penawaran)
Setelah mengerucut pada sejumlah vendor dan supplier, pihak perusahaan kemudian akan meminta mereka yang lolos seleksi ini untuk memberikan penawaran. Penawaran yang diberikan bisa saja beragam. Mulai dari penawaran awal ketika tahap tender, hingga penawaran-penawaran baru yang bertujuan untuk menarik minat perusahaan.
Dalam hal ini, pihak pengadaan barang perusahaan wajib mencermati setiap penawaran yang diberikan oleh mereka.
6. Pemilihan Vendor atau Supplier
Selanjutnya adalah tahap negoisasi, dimana perusahaan dapat menilai lebih jauh pihak supplier atau vendor mana yang paling ideal untuk dijadikan pihak penyedia barang. Proses negoisasi ini bertujuan untuk mendapatkan penawaran yang dinilai lebih menguntungkan untuk perusahaan.
7. Purchase Order, Kontrak, dan Dokumen Sejenis
Vendor atau supplier yang paling tepat akan dipilih, untuk kemudian dilanjutkan ke tahapan berikutnya, yakni membuat purchase order. Note pembelian bisa bersifat jangka pendek, yang hanya akan selesai pada satu kali transaksi saja, atau bisa juga berupa kontrak jangka panjang.
8. Pengecekan Kualitas, Penerimaan Barang
Order akan diproses, dan barang akan datang sesuai jadwal yang ditentukan. Disini, pengecekan kualitas harus segera dilakukan, sekaligus pengecekan kuanitas. Pastikan kedua hal sesuai dengan pesanan yang dibuat dan kesepatakan yang sudah ditandatangani.
Pihak perusahaan bisa melakukan komplain jika kuantitas atau kualitas tidak sesuai dengan yang diharapkan.
9. Pembayaran
Setelah barang sesuai baik kualitas dan kuantitasnya, maka perusahaan akan menerima invoice dari penyedia barang untuk tahapan pembayaran.
Jumlah tagihan ini akan sesuai dengan kesepakatan awal, dan pihak perusahaan bisa membayarkannya dengan metode yang telah disepakati.
